Evästekäytännöt ja tietosuojaseloste

Evästekäytännöt

Mitä evästeet ovat?

Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallentuvat laitteen selaimeen. Niitä käytetään sivuston toiminnan varmistamiseen ja käyttötietojen keräämiseksi.

CIO Consulting Oy vastaa tämän verkkosivuston sisällöstä ja sen kautta annettavista tiedoista. Sivusto on toteutettu Google Sites -alustalla, joka käyttää omia evästeitään palvelun tarjoamiseen ja tilastointiin Googlen tietosuojakäytäntöjen mukaisesti. Voit hallita evästeitä selaimesi asetuksista – estää, poistaa tai tyhjentää ne milloin tahansa. Huomaa, että evästeiden estäminen voi heikentää sivuston toimivuutta. Lisätiedot Googlen käytännöistä: https://policies.google.com/technologies/cookiesiten

CIO Consulting Oy:n tietosuojaseloste

Tämä on CIO Consulting Oy:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen tietosuojaseloste.

1. Rekisterin pitäjä

CIO Consulting Oy (Y-tunnus 3595683-8)

c/o Arto Hiltunen

Erkki Kivisen kuja 4a

00790 Helsinki

Suomi

Saat yhteyden tietosuojavastaavaan sähköpostitse: info(at)cioconsulting.fi

2. Rekisterin nimi

CIO Consulting Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusteet

Käsittelemme henkilötietoja alla lueteltujen käsittelytarkoitusten mukaisesti. Alta löytyy tiedot siitä, miksi ja millä oikeusperusteella käsittelemme henkilötietoja. Henkilötietoja käsitellään tietosuojalain sallimissa ja edellyttämissä rajoissa.

Asiakassuhteen ylläpito ja viestintä

Käytämme tietoja yrityksen asiakasrekisterin ylläpitäminen, tiedottamiseen palveluistamme, palautteen keräämiseen ja asiakassuhteen hoitamiseen.

Käsittelyperusteena on oikeutettu etu, joka perustuu asiakassuhteen hoitamiseen, palvelujen toimittamiseen ja liiketoiminnan kehittämiseen. Asiakassuhteen perusteella syntyy asiallinen yhteys, jonka vuoksi henkilötietojen käsittely on tarpeellista ja asiakkaan odotusten mukaista. Käsittelemme vain tarpeellisia tietoja ja rekisteröidyllä on oikeus vastustaa käsittelyä.

Palveluiden/toimeksiantojen tuottaminen ja hoitaminen

Käsittelemme tietoja konsultointipalveluiden toteuttamiseksi, projektien hallinnoimiseksi sekä yhteydenpitoon asiakkaan ja sidosryhmien kanssa.

Käsittelyperusteena on sopimus.

Laskutus

Käsittelemme tietoja palveluiden laskutusta, maksuvalvontaa ja kirjanpitolain mukaisten velvoitteiden täyttämistä varten. Lisäksi käsittelemme tietoja asiakkaan tuntemista ja kauppapakotteiden noudattamista koskevissa lakisääteisissä velvoitteissa. Voimme käsitellä henkilötietoja myös pakotetarkastusten tekemiseksi, jos lakisääteiset velvoitteemme sitä edellyttävät.

Käsittelyperusteena on lakisääteinen velvoite.

Markkinointi

Käsittelemme nykyisten ja potentiaalisten yritysasiakkaiden sekä heidän yhteyshenkilöiden henkilötietoja markkinointitarkoituksiin.

Käsittelyperusteena on oikeutettu etu, joka perustuu palveluidemme markkinointiin, asiakas- ja potentiaalisten asiakassuhteiden ylläpitoon, ajankohtaisista palveluista tiedottamiseen sekä liiketoiminnan kehittämiseen. Markkinointia toteutetaan vain B2B-tarkoituksessa, eli yritysasiakkaille ja heidän yhteyshenkilöilleen työtehtäviin liittyvässä roolissa. Käsittelemme henkilötietoja vain siinä laajuudessa kuin se on tarpeen markkinointitarkoitusten toteuttamiseksi ja rekisteröidyllä on oikeus vastustaa käsittelyä.

4. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää nykyisten, entisten ja potentiaalisten yritysasiakkaiden yhteyshenkilöiden ja edustajien tietoja, kuten

Asiakassuhteen hoitoon liittyvät tiedot:

·   Yhteystiedot (nimi, asema/organisaatio, puhelinnumero, sähköpostiosoite)

·   Yrityksen nimi ja Y-tunnus, osoite

·   Asiakassuhteen tiedot

·   Sopimus- ja toimeksiantotiedot

·   Viestintä ja asiakaspalautteet

Laskutus- ja sopimustiedot

·   Laskutusosoite ja -tiedot

·   Maksuehdot ja -historia

·   ALV-tiedot

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaan ilmoittamat tiedot sopimusten, sähköpostien, puheluiden, tapaamisten ja laskutuksen yhteydessä.

6. Tietojen luovutus ja siirto
Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille markkinointitarkoituksiin. Tietoja voidaan luovuttaa:

Henkilötietojen käsittelijöille

• Laskutus- ja taloushallinnon palveluntarjoajille

• IT- ja pilvipalveluntarjoajille (esim. Microsoft 365, sähköpostipalvelut, tallennustilat)

• Muille palveluntarjoajille sopimusten mukaisesti

Viranomaisille
Lakisääteisissä tilanteissa viranomaisille (esim. veroviranomaiset, poliisi)

Kaikki luovutukset tapahtuvat vain tarpeelliseen tarkoitukseen ja tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ilman asianmukaisia suojatoimia.

7. Tietojen säilytysaika

Asiakkuuteen liittyviä tietoja säilytetään asiakassuhteen ajan ja kaksi vuotta siitä, kun asiakassuhde on päättynyt, jonka jälkeen henkilötiedot poistetaan tai anonymisoidaan.

Potentiaalisten asiakkaiden tietoja säilytetään 2 vuotta viimeisestä yhteydenotosta tai kunnes rekisteröity vastustaa käsittelyä.

Laskutukseen ja kirjanpitoon liittyviä tietoja säilytetään kirjanpitolain edellyttämä aika, 6–10 vuotta asiakkuuden päättymisvuodesta lukien, jonka jälkeen henkilötiedot poistetaan tai anonymisoidaan.

Markkinointitietoja voidaan säilyttää, kunnes rekisteröity vastustaa käsittelyä.

Tieto mahdollisen pakotetarkastuksen toteuttamisesta säilytetään enintään viisi vuotta asiakassuhteen päättymisestä tai yksittäisen liiketoimen suorittamisesta. Pakotetarkastuksen yhteydessä saatuja henkilötietoja ei tallenneta rekisteriin.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötietoja käsitellään huolellisesti ja tietosuoja-asetuksen mukaisilla tietoturvatoimilla. Digitaalisen aineiston osalta tiedot on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Pääsy on vain niillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. Manuaaliset tiedot säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy vain valtuutetulla henkilöstöllä.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet henkilötietoihinsa:

·       Tarkastusoikeus (Oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä)

·       Oikaisuoikeus (Virheellisten tietojen korjaaminen) 

·       Poisto-oikeus (Tietojen poistaminen (paitsi lakisääteiset säilytysajat))

·       Vastustamisoikeus (Vastustaa markkinointikäsittelyä milloin tahansa)

·       Käsittelyn rajoittamisoikeus (Käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa)

·       Tiedonsiirto-oikeus (Saat tietosi koneellisesti luettavassa muodossa)

Oikeuksia koskevat yhteydenotot tulee tehdä kirjallisina rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.

Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä tietosuojavaltuutetulle.

Suomessa viranomainen on tietosuojavaltuutettu (www.tietosuoja.fi)

‍10. Tietosuojaselosteen muutokset

Tätä selostetta voidaan päivittää lainsäädännön tai toiminnan muuttuessa. Uusin versio on aina saatavilla verkkosivustolla.